段取りの技術

朝、席に着いたら、まずメールを開かない。この章でお伝えしたいことは、ほとんどこれだけです。

多くの人の一日は、メールとチャットを開くところから始まります。私もそうでした。着信を上から順に読み、返せるものから返す。四十分ほどたって、ようやく自分の仕事に手をつける。このやり方の何が問題か。受信箱は「他人の段取り」の置き場だ、ということです。朝いちばんに受信箱を開くのは、自分の一日の設計図を、他人に描いてもらうのと同じことです。

私は朝の三十分を、三つの作業に分けています。

最初の十分で、ノートに三行だけ書きます。一行目は「今日、必ず終わらせること」をひとつ。二行目と三行目は「今日、前に進めること」をふたつ。三つより多くは書きません。書きたくなっても、書きません。一日にできる量は、自分が思っているより小さいからです。

次の十分で、カレンダーを見ます。会議や約束など「動かせない時間」に印をつけ、残った空白に、さっきの三行を置いていきます。「終わらせること」は、頭がよく動く午前の空白へ。「進めること」は午後へ。ここまでやると、一日は「空白の連続」ではなく「予約席の並び」に変わります。

最後の十分で、はじめてメールを開きます。ただし、まだ返信はしません。読むのは、いま置いた予定を動かす必要があるかどうかを確かめるためだけです。急ぎがなければ受信箱を閉じて、ひとつ目の予約席に座ります。

「朝の三十分がもったいない」と言われることがあります。実際に計ってみると、私の場合、この設計にかかる時間は平均で十九分でした。一方、設計をせずに始めた日は、夕方までに「次に何をやるか迷う時間」の合計が四十分を超えていました。段取りは時間を使う作業ではなく、時間を買い戻す作業です。

もちろん、設計のとおりに進む日ばかりではありません。急な差し込みで、三行がひとつも進まない日もあります。それでも構いません。設計図がある人は、崩れたときに「どこから直すか」が分かります。設計図がない人は、崩れたことにも気づけません。